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Bienvenue chez Enfants d'Orient et d'Occident

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Responsable de l'administration et de la comptabilité

Le (la) Responsable administration et comptabilité gèrera la base de données de l’organisme, fera les suivis post-adoption, assurera la comptabilité de l’organisme et travaillera en étroite collaboration avec les 3 autres responsables d’Enfants d’Orient et d’Occident, ainsi qu’avec le Conseil d’administration.

En lien avec les adoptants

• Procède à l’inscription du membership et du parrainage dans la base de données

• Maintien à jour la base de données de l’organisme et informe le SAI des changements d’adresses.

• Effectue des back-up régulier de la base de données.

• Prépare et envoie les reçus d’impôts pour don aux donateurs.

• Transmet aux adoptants les étapes à suivre, suite à l’arrivée de l’enfant et informe le SAI de l’arrivée de celui-ci.

• Effectue le suivi auprès des adoptants pour les rapports progrès et le jugement d’adoption.

• Reçoit et vérifie les rapports-progrès.

• Effectue le suivi auprès des adoptants en Corée du Sud pour l’obtention de la citoyenneté canadienne de l’enfant et s’assure que les parents procèderont à l’enregistrement de celle-ci au Consulat de Corée.

• Assure le remboursement de la caution lorsque l’enfant d’origine coréenne a obtenu la citoyenneté canadienne et qu’elle a été enregistrée au Consulat de Corée.

• Conserve les dossiers des adoptants, lorsque l’enfant est arrivé au Québec.

• Collabore à la rédaction de La feuille.

• Suggère des actions favorisant la rétention / fidélisation des membres.

• Si possible, participe aux activités sociales, aux assemblées générales et aux campagnes de levées de fonds.

Auprès du Conseil d’administration

• Tient à jour le budget en cours et prépare un rapport de suivi budgétaire avant chaque réunion du Conseil.

• Prépare le dossier de la comptabilité pour le soumettre au vérificateur externe.

• Complète les documents requis pour la demande de subvention.

• Prépare les statistiques, reliées aux dossiers, avant chaque réunion du CA,

• Prépare les documents nécessaires lors de la nomination de membres du CA.

• Envoi le dossier d’accueil aux nouveaux membres du CA.

• Soumet au CA des suggestions de modifications aux règlements de la Corporation.

• Tient à jour le document des règlements.

• Conserve tous les documents de la Corporation.

• Offre un soutien au CA, lorsque nécessaire.

• Soumet par courriel aux membres du CA toute situation inhabituelle ou toute problématique qui pourrait influencer les relations avec nos membres, partenaires locaux et / ou internationaux, par le biais d'un document intitulé État de la situation et propose des solutions.  Dans le cas d'une situation urgente communique avec les membres du CA afin de tenir une réunion extraordinaire. En attendant la tenue de la réunion, s'abstient d'entreprendre des démarches ou de prendre des décisions qui pourraient engager le CA.

• Suggère des pistes de développements de nouveaux pays.

• Peut être appelé à contribuer au développement de nouveaux pays.

• À la demande du conseil d'administration, peut être appelé à participer à une réunion du CA.

• Peut être appelé à siéger sur le Conseil d'administration à titre de représentante des Responsables.

Auprès des partenaires

• Prépare une lettre accompagnatrice et transmet les rapports-progrès dans les pays d’origine.

• Informe les partenaires des changements d’adresse des parents.

• Prépare les paiements aux fournisseurs et intervenants via le compte bancaire d’EDOO, afin que le trésorier les approuve.

• Prépare le virement de don à effectuer à nos partenaires.

• Dans la mesure du possible, se rend disponible lors de la venue de délégation et lors de missions.

• Traduit et transmet en Corée les jugements d’adoption

Auprès du SAI

• Transmet au SAI les jugements d’adoption.

• Procède à la fermeture des dossiers et à leur archivage.

• Informe le SAI lorsqu’il y a de nouveaux membres sur le CA.

• Prépare les projets de renouvellements ou de demandes d’agréments en collaboration avec les responsables de pays.

• Répond aux demandes de suivis des dossiers.

• Participe aux réunions SAI /OA.

Administration générale

• Effectue l’entrée des données dans le logiciel comptable.

• Participe activement aux réunions d’équipe entre les Responsables.

• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises

• Expérience en gestion de base de données ;

• Expérience en comptabilité ;

• Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel et Word)

• Connaissance du logiciel comptable Avantage ;

• Connaissance du logiciel Access, un atout ;

• Expérience au sein d’un organisme sans but lucratif, à titre de bénévole ;

• Bilinguisme essentiel (écrit) ;

• Capacité à gérer seul(e) les priorités ;

• Minutie, autonomie et travail d’équipe ;

• Intérêt marqué pour l’adoption internationale.

Conditions

• Le (la) responsable est travailleur(e) autonome ;

• 15 heures de travail par semaine sont rémunérées;

• Estimation d’environ 5 heures de travail par semaine sont bénévoles, pour un total de 20 heures (en moyenne, la charge de travail étant inégale tout au long de l’année.) ;

• Doit pouvoir se déplacer lors de réunions d’équipe, de transfert de documents, etc.

Veuillez nous faire parvenir une lettre de présentation ainsi que votre CV par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. au plus tard le 31 mars 2015.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à Enfants d’Orient et d’Occident. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les candidats qui seront retenus.

 

Responsable des communications et des événements

 Le (la) Responsable des communications et événements agira à titre de première ligne, rédigera et diffusera les communications aux membres, effectuera la mise à jour du site Internet, organisera les activités sociales de la corporation et travaillera en étroite collaboration avec les 3 autres responsables d’Enfants d’Orient et d’Occident, ainsi qu’avec le Conseil d’administration.

Auprès des adoptants

• Répond aux demandes d’information reçues par téléphone et par courriel (à partir de 2016).

• Procède aux inscriptions et à la mise à jour des listes d’intérêt et transmets ces listes aux Responsables de pays, au moment d’ouvrir des dossiers (à partir de 2016).

• Collabore avec les responsables de pays pour l’organisation de séances d’information.

• Collabore avec la Responsable de la Corée du Sud pour l’organisation d’activités ciblant les familles ayant adoptées en Corée.

• Effectue les recherches pour les activités sociales, les assemblées générales et les campagnes de levées de fonds et fait une recommandation au CA.

• Coordonne la réalisation des activités sociales, des assemblées générales et des campagnes de levées de fonds avec les différents intervenants.

• Rédige et envoie les invitations pour les activités sociales, les assemblées générales et les campagnes de levées de fonds via l’outil d’envoi de courriels massifs, accessible sur la plateforme du site Internet.

• Reçoit les formulaires d’inscription pour les activités sociales, les assemblées générales et les campagnes levées de fonds.

• Participe aux activités sociales, aux assemblées générales et aux campagnes de levées de fonds.

• Déploie des actions favorisant la rétention / fidélisation des membres.

• Met à jour le contenu du site Internet enfantsdorientetdoccident.org.

• Dynamise la page d’accueil du site Internet, ainsi que la page facebook de la Corporation.

• Rédige 3 éditions de La feuille (journal interne) par année.

• Saisit dans la base de données, suite à la signature d’un contrat.

• Reçoit les formulaires d’inscription pour le membership.

• Procède aux dépôts des sommes lors des inscriptions et de l’envoi des dossiers.

• Transmet les reçus aux couples.

Auprès du Conseil d’administration

• Propose au CA des orientations quant aux listes d’intérêt.

• Prépare le projet de rapport annuel requis par le SAI.

• Soumet au CA des suggestions de modifications aux règlements de la Corporation.

• Offre un soutien au CA, lorsque nécessaire.

• Soumet par courriel aux membres du CA toute situation inhabituelle ou toute problématique qui pourrait influencer les relations avec nos membres, partenaires locaux et / ou internationaux, par le biais d'un document intitulé État de la situation et propose des solutions.  Dans le cas d'une situation urgente communique avec les membres du CA afin de tenir une réunion extraordinaire. En attendant la tenue de la réunion, s'abstient d'entreprendre des démarches ou de prendre des décisions qui pourraient engager le CA.

• Suggère des pistes de développements de nouveaux pays.

• Peut être appelé à contribuer au développement de nouveaux pays.

• À la demande du conseil d'administration, peut être appelé à participer à une réunion du CA.

• Peut être appelé à siéger sur le Conseil d'administration à titre de représentante des Responsables.

Auprès des partenaires

• Rédige la lettre décrivant la raison pour laquelle l’organisme effectue un don.

• Soutient la Responsable de pays dans la planification de l’itinéraire lors de la venue de délégations.

• Dans la mesure du possible, se rend disponible lors de la venue de délégation et lors de missions.

Auprès du SAI

• Participe aux réunions SAI /OA.

Administration générale

• Participe activement aux réunions d’équipe entre les Responsables.

• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises

• Belle qualité de rédaction ;

• Expérience en organisation d’événements ;

• Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel et Power Point) ;

• Connaissance du logiciel Access, un atout ;

• Expérience au sein d’un organisme sans but lucratif, à titre de bénévole ;

• Bilinguisme essentiel (parlé et écrit) ;

• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois ;

• Capacité à gérer seul(e) les priorités ;

• Proactivité, autonomie et travail d’équipe ;

• Intérêt marqué pour l’adoption internationale.

Conditions

• Le (la) responsable est travailleur(e) autonome ;

• 15 heures de travail par semaine sont rémunérées ;

• Estimation d’environ 5 heures de travail par semaine sont bénévoles, pour un total de 20 heures (en moyenne, la charge de travail étant inégale tout au long de l’année.) ;

• Doit pouvoir se déplacer lors de réunions d’équipe, lors des événements, etc.

Veuillez nous faire parvenir une lettre de présentation ainsi que votre CV par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. au plus tard le 31 mars 2015.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à Enfants d’Orient et d’Occident. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les candidats qui seront retenus.

 
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L’équipe d’Enfants d’Orient et d’Occident est heureuse de confirmer que les listes d’intérêts pour la Corée du Sud, la Thaïlande ainsi que pour Taiwan seront ouvertes respectivement pour une période de 3 jours, selon trois périodes différentes.

 

De plus, une liste spécifiquement pour les enfants à besoins spéciaux sera ouverte pour la Thaïlande.

Veuillez noter qu’au moment de s’inscrire sur une liste d’intérêt, les couples doivent répondre à tous les critères et prendre connaissance des procédures du pays visé, sans quoi, l’inscription sera rejetée. Pour valider votre admissibilité, vous devez d’abord lire attentivement tous les «Critères et procédures» dans la section «PAYS» de notre site Internet avant d’effectuer votre inscription.

 

Par soucis d’équité pour l’ensemble des couples, toute tentative d’inscription hâtive sera rejetée sans avis. Vous pourrez vous inscrire, selon l'horaire ci-bas, en envoyant par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. les informations suivantes :

Ø  Le nom complet des 2 conjoints

Ø  Votre numéro de téléphone

Ø  Votre adresse courriel

Ø  Vos âges

 Ø  Indiquez le nombre d’enfant dans la famille, qu’ils soient biologiques ou adoptés (et spécifier le pays d’origine des enfants)

 Ø  Votre date de mariage

 Ø  Votre nombre d'années de cohabitation

 

Nous sommes conscients que le nombre de personnes qui signifieront leur intérêt risque d’être plus élevé que le nombre d’inscriptions à venir. C’est pourquoi nous procéderons par tirage au sort parmi les couples intéressés afin de déterminer le rang de chacun des couples. Un maximum de 50 couples par pays seront sélectionnés et pourront demeurer sur la  liste d’intérêt.

 

Voici les dates d’ouverture des listes pour chacun des pays :

Corée du sud : Du 22 janvier dès 18 h au 25 janvier 18 h (heure de fermeture de la liste)

Taiwan : Du 29 janvier dès 18 h au 1er février 18h (heure de fermeture de la liste

Thailande : Du 19 février dès 18h au 22 février 18h (heure de fermeture de la liste)

 

N.B. : Les couples intéressés par la liste avec besoins spéciaux pour la Thaïlande doivent le préciser.  Un responsable de l’organisme entrera directement en contact avec vous afin de vous donner plus de précision sur le profil des enfants proposés.

 

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